Sur la page des Envois, vous créez et planifiez les invitations, les emails de confirmation et de rappel.

Les deux envois absolument essentiels à créer sont l'invitation et la confirmation. Vous pouvez avoir plusieurs envois pour les invitations et les rappels.

Modifiez vos Envois jusqu'à l'heure prévue d'envoi, sur la page des Envois.

Les invitations sont la clé d'événements bien organisés. C'est ici que vous configurez une invitation chaleureuse et des instructions pour vos participants.

2. Sélectionnez le modèle d'invitation. L'outil d'événement fournit un modèle d'invitation par défaut, facile à personnaliser. Vous avez également l'option de commencer avec un modèle vierge.

Sous l'onglet Vos modèles, vous pouvez choisir de partir de l'un de vos propres modèles d'email.

Sous l'onglet Vos envois, vous trouverez vos envois précédents que vous pouvez réutiliser et ajuster pour un nouvel envoi.

3. Complétez l'invitation en glissant et déposant les éléments de design sur la droite dans la toile. Si vous avez besoin d'aide pour utiliser l'éditeur d'email, consultez ceci.

La ligne des détails de l'événement contient des balises de données pour la date, l'heure et le lieu de la session. Ces informations seront intégrées dans l'email et rempliront automatiquement les modèles d'invitation et de rappel.

Les boutons de calendrier permettent d'ajouter l'événement à Google ou Outlook. Ces boutons sont inclus dans les modèles d'invitation, de confirmation et de rappel de session.

Le bouton de soumission contient un lien vers le formulaire d'inscription. Si le bouton est cliqué lorsque l'inscription n'est pas disponible, l'invité est redirigé vers une page d'atterrissage informant de l'état de l'événement (inscription fermée/pas encore ouverte/complète, etc.). Lisez à propos des pages d'atterrissage d'événement dans l'outil d'événement : aperçu.

4. Dans Aperçu, en bas de la barre, vérifiez l'apparence de l'email sur différents appareils.

5. Dans Paramètres, en bas de la barre, vous pouvez mettre à jour les paramètres de conception et d'expéditeur.

Définissez un pré-en-tête pour l'email ici si vous le souhaitez (le texte qui suit la ligne d'objet dans la boîte de réception). Les modifications du nom de l'expéditeur, de l'email de l'expéditeur et de l'adresse de réponse remplaceront les paramètres précédents sur la page des détails (nom et email du contact).

Toute modification de la ligne d'objet ici n'affectera pas l'envoi. La ligne d'objet sera renseignée lors de la planification, à l'étape suivante. Lisez-en plus sur les paramètres des emails.

6. Faites un envoi de test. En bas de la barre, cliquez sur Test pour voir à quoi ressemble l'email dans la boîte de réception. Entrez votre adresse email de test et cliquez sur Envoyer.

7. Remplissez les détails de l'envoi : saisissez la ligne d'objet de l'email et choisissez l'abonnement (profils) dans la liste déroulante.

Planifiez l'invitation en sélectionnant la date et l'heure. Cliquez sur Suivant.

L'email d'invitation programmé est maintenant répertorié sur la page des Envois.

Pour modifier ou supprimer l'invitation, utilisez les icônes à droite.

Lorsque l'email n'a pas encore été envoyé, cela est indiqué par un numéro. Après l'envoi, il est marqué d'une coche.

Si vous devez inviter plus de personnes, vous pouvez réutiliser l'email d'invitation et le programmer pour de nouveaux profils. Pour renvoyer l'invitation, cliquez sur les flèches circulaires à droite.

N'oubliez pas de créer une invitation pour les invités des participants – le "plus un". Cela s'applique si vous avez activé l'option d'inscription individuelle des invités sur la page des détails de l'événement. Avec l'option Autoriser les invités, les invités ne recevront aucune invitation.

Le modèle contient une balise de données avec le nom de l'expéditeur de l'invitation pour que les invités voient qui les a invités.

Remplissez les détails de l'événement et suivez la même procédure d'envoi que pour l'invitation.

Envoyer un email de confirmation d'inscription est crucial. L'email de confirmation est automatiquement envoyé aux participants immédiatement après avoir soumis le formulaire d'inscription.

Le modèle de confirmation contient un bouton Annuler ma participation, permettant aux participants de se retirer de la liste des participants et de laisser la place à d'autres invités.

Dans le menu déroulant Variables, vous pouvez ajouter des balises de données et des options comme des liens vers des calendriers. Pour voir les variables, ajoutez un champ de texte à la toile et ouvrez l'éditeur intégré.

Pour ajouter un QR code pour l'enregistrement des participants à l'événement, sélectionnez le QR code dans le menu déroulant Variables.

Le QR code sera unique pour chaque participant et sera visible dans l'aperçu de l'éditeur d'email.

Pour enregistrer les participants, utilisez le lecteur de QR code sur la page d'enregistrement de l'événement.

Le lien de confirmation de profil permet aux participants de fusionner leurs données avec leur profil existant. Si vous activez la fonction "Fusionner le participant avec le profil existant" sur la page des détails de l'événement, votre modèle d'email de confirmation inclura un lien de confirmation de données de profil.

Ce lien peut également être ajouté manuellement à partir des variables dans l'éditeur intégré, mais la fusion doit être activée pour que cela fonctionne.

Une fois l'email de confirmation terminé, cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l'outil d'événement : aperçu.

Sur la page des Envois, vous trouverez deux types de rappels :

Créez des rappels de la même manière que vous avez créé les autres envois.

L'email de rappel d'inscription sera envoyé aux destinataires qui n'ont pas encore soumis le formulaire d'inscription. Les modèles de rappel d'événement incluent les détails de l'événement et un bouton "S'inscrire à l'événement" lié au formulaire d'inscription, tout comme le modèle d'invitation.

L'email de rappel de session sera envoyé à tous les participants inscrits à une session. Le but est de rappeler amicalement que l'événement approche. Ajoutez une ligne d'objet appropriée et choisissez une date pour programmer l'envoi, par exemple un jour ou deux avant l'événement.

Envoyer un email de suivi est un beau geste pour vos invités, mais aussi une excellente occasion d'envoyer des informations ou de la documentation sur l'événement ou un email à ceux qui étaient sur liste d'attente.

Un envoi de suivi peut être configuré avant le début de l'événement. Créez un envoi de suivi pour chaque session que vous souhaitez cibler.

1. Sélectionnez l'événement de suivi sur la page des Envois et choisissez un modèle.

Le modèle de suivi d'événement contient une échelle d'évaluation par étoiles pour que les participants puissent évaluer l'événement.

2. Complétez le contenu de l'email et cliquez sur l'étape suivante.

3. Entrez l'objet de l'email.

4. Sélectionnez la session à laquelle envoyer l'email.

5. Dans le menu déroulant Audience, choisissez le groupe d'invités auquel vous souhaitez envoyer l'email, en fonction de leur statut : tous les participants inscrits, enregistrés, en liste d'attente ou ceux inscrits mais non enregistrés.

6. Planifiez l'envoi de suivi et cliquez sur Suivant. L'envoi apparaît sous Emails de suivi.

Les rapports d'email sont disponibles sur la page des Envois après l'envoi des emails. Cliquez sur l'envoi pour accéder au rapport.

Naviguez dans le menu de gauche pour consulter le taux de livraison, les ouvertures, les clics, les spams et les désabonnements.

Lisez-en plus sur le rapport d'email ici.

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