Événement : Sessions
Il est temps de configurer vos sessions d'événements !
Créez plusieurs sessions si l'événement se déroule à différents moments et endroits.
Dans cet article
Créer une session
Un événement peut comporter une ou plusieurs sessions. Créez au moins une session, ajoutez d'autres sessions si l'événement se déroule à plusieurs moments ou lieux.
Cliquez sur Ajouter une nouvelle session. Remplissez le nom et le lieu.
Ajoutez un lien de réunion si vous planifiez un événement numérique.
Sélectionnez une heure et une date pour la session.
💡Conseil ! Ajoutez toutes les sessions avant de passer au formulaire d'inscription, car les informations des sessions sont intégrées dans le modèle de formulaire d'inscription.
Inscription
Activez l'interrupteur Inscription requise pour rendre l'inscription obligatoire.
Activez l'interrupteur Définir la période d'inscription pour limiter les inscriptions à une période donnée. Afin de planifier la logistique, il peut être pratique de fermer l'inscription avant la tenue de l'événement.
Si l'inscription est requise, l'étape suivante consiste à créer un formulaire d'inscription. Sinon, il n'y aura pas d'option pour créer un formulaire.
Liste d'attente
Activez l'option Permettre la liste d'attente si vous souhaitez proposer aux invités de s'inscrire sur une liste d'attente après qu'une session est complète (le nombre autorisé de participants est atteint).
Après l'inscription sur la liste d'attente, l'invité recevra un e-mail de confirmation automatique expliquant le processus de la liste d'attente.
Processus de liste d'attente
L'invité soumet le formulaire d'inscription et se retrouve sur la liste d'attente.
Lorsqu'un participant annule son inscription, la première personne sur la liste d'attente est automatiquement inscrite à l'événement.
Le statut de la session du nouveau participant passe de "Liste d'attente" à "Inscrit".
Le nouveau participant reçoit l'e-mail de confirmation, l'invitant à l'événement (créé à une étape ultérieure sur la page des envois).
Le processus de la liste d'attente est entièrement automatique, mais vous pouvez également le gérer manuellement. Lisez comment surveiller et gérer la liste d'attente ici.
💡Conseil ! Si vous décidez plus tard d'augmenter le nombre de participants autorisés à une session, vous pouvez choisir de donner automatiquement une place aux personnes de la liste d'attente.
Participants et invités
Définissez le nombre maximum de participants autorisés à s'inscrire à une session. Si vous ne voulez pas limiter le nombre de participants, laissez le champ vide ou mettez zéro.
Vous pouvez également dépasser manuellement le nombre maximum en ajoutant et modifiant les participants (même après la période d'inscription).
Autoriser les participants à amener des invités
Il existe deux façons de collecter les inscriptions des invités :
Autoriser les invités - sans collecte d'informations sur les invités
Inscription individuelle des invités - avec collecte d'informations sur les invités
Autoriser les invités
Si vous activez Autoriser les invités, un champ sera ajouté au formulaire d'inscription. Dans ce champ, l'invité peut indiquer combien d'invités il souhaite amener à l'événement (aucune information supplémentaire sur les invités ne sera collectée).
Cette option est utile pour les événements où les participants peuvent amener un "+1 ou plus" et où vous, en tant qu'organisateur, n'avez pas besoin d'informations sur les invités.
Activez le bouton Autoriser les invités.
Dans Nombre d'invités autorisés par personne, indiquez le nombre maximum d'invités par session et par participant.
Dans le formulaire d'inscription, un champ Nombre d'invités apparaîtra. C'est là que les invités indiqueront combien de personnes ils amèneront. Ce nombre peut être suivi dans la liste des participants.
Inscription individuelle des invités
Activez également le bouton Inscription individuelle des invités si vous souhaitez que les invités des participants s'inscrivent via un formulaire d'inscription.
Le champ Inviter des invités apparaîtra alors dans le formulaire d'inscription. Le participant invite des invités en remplissant leurs adresses e-mail dans le champ.
Lors de la soumission de l'inscription, un e-mail d'invitation est envoyé aux invités. L'e-mail d'invitation est créé sur la page des envois à une étape ultérieure.
3. L'e-mail d'invitation contient un lien vers le formulaire d'inscription, où les invités peuvent s'inscrire à l'événement.
4. Les invités qui choisissent de s'inscrire à l'événement seront ajoutés à la liste des participants. L'invitant sera également visible dans cette liste.
Rémarque : N'oubliez pas de créer un E-mail d'invitation pour les invités (page des envois), afin d'envoyer les invitations aux invités. Choisissez un modèle selon vos besoins.
Cloner une session
Dans une session clonée, les e-mails et modèles associés seront les mêmes que dans la session d'origine. N'oubliez pas de planifier de nouveaux envois.
Clonez une session en cliquant sur le bouton Cloner la session.
Remplissez le nom de la session et le lieu.
Ajoutez un lien de réunion si vous planifiez un événement numérique.
Sélectionnez une heure et une date pour la session.
Modifier une session
Les sessions créées seront listées sur la page des sessions.
Modifiez les sessions en cliquant sur l'icône de crayon à droite de chaque session.
Lorsque vous avez ajouté toutes les sessions pour votre événement, cliquez sur Enregistrer pour passer à l'étape suivante : créer le formulaire d'inscription.
💡Conseil ! Ajoutez toutes les sessions avant de passer au formulaire d'inscription, car les informations des sessions sont intégrées dans le modèle de formulaire d'inscription.
Next step
Event tool: Overview
Event tool: Managing Attendee list
Event tool: Check-in Attendees
Event tool: Event status and templates